Informacje
Rewolucja w fakturowaniu - jak się przygotować na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF)
23 - 25.09.2025
zdalnie
Microsoft Teams
Od 1 lutego 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Ustawodawca odroczył wprawdzie obowiązek wystawiania faktur na 1 kwietnia 2026 roku dla przedsiębiorców, którzy nie przekroczyli progu wartości sprzedaży brutto 200 mln zł w 2025 roku, przy czym nie zmienia to faktu, że tacy przedsiębiorcy będą musieli, od sporej liczby swoich dostawców, faktury ustrukturyzowane odbierać bezpośrednio w KSeF wcześniej. Dobiega tym samym końca okres, w którym Ministerstwo Finansów pracowało (i pracuje nadal), zgodnie z zapowiedziami, nad optymalizacją i bezpieczeństwem systemu KSeF, który miał być obligatoryjnie wykorzystywany przez podatników już od 1 lipca 2024. Zgodnie z planem wdrożenia KSeF w kraju, nowa wersja KSeF 2.0 ma zostać udostępniona podatnikom w dniu ustawowego obowiązku korzystania z KSeF, czyli 1 lutego 2026 roku.
W porównaniu z KSeF 1.0, w KSeF 2.0 wprowadzono kilka zmian, takich jak np. możliwość korzystania z trybu offline24, czy też umożliwiono wystawianie faktur ustrukturyzowanych dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Zostało już niewiele czasu na przygotowanie swojej organizacji do nowych obowiązków (nieco ponad 4 miesiące), szczególnie tym, którzy nie podjęli jeszcze żadnych działań w tym zakresie.
Co to oznacza dla firm? Błędnie wygenerowane i wysłane do KSeF faktury będzie się wiązało z tym, że KSeF nie przyjmie takiego dokumentu, co w praktyce będzie oznaczało brak wystawionej faktury, tym samym firma nie otrzyma należności za swoje towary lub usługi. KSeF nie będzie także w żaden sposób powiadamiał o tym, że dostawca wystawił fakturę.
KAMSOFT jest dostawcą platformy pharmind XF, która niewątpliwie ułatwi podmiotom wymianę dokumentów z KSeF, pomoże w wystawianiu i przetwarzaniu faktur ustrukturyzowanych poprzez głęboką integrację z innymi systemami KAMSOFT, z których podmioty działające na rynku ochrony zdrowia korzystają od wielu lat.
Jak się przygotować na KSeF w aptekach, hurtowniach i placówkach medycznych
Wdrożenie integracji z KSeF jest skomplikowanym projektem wymagającym wcześniejszego zaplanowania procesu implementacji w każdym z podmiotów i podjęcia już teraz szeregu działań w zakresie m.in. przeprojektowania wewnętrznego obiegu faktur. Co ważne, proces dostosowania do wymogów stawianych przez Ministerstwo Finansów będzie wyglądał inaczej dla aptek, sieci aptecznych a inaczej dla hurtowni farmaceutycznych, przychodni czy szpitali ze względu na specyfikę działania, procesy biznesowe, wielkość organizacji, liczbę transakcji czy liczbę i różnorodność rozwiązań informatycznych.
Weź udział w bezpłatnych szkoleniach on-line
Zachęcamy wszystkie osoby odpowiedzialne za przygotowanie organizacji do obowiązkowego korzystania z KSeF w aptekach, hurtowniach, przychodniach i szpitalach do udziału w bezpłatnych szkoleniach on-line, podczas których przedstawimy aktualny status prawny, harmonogram wdrożenia KSeF 2.0 przez Ministerstwo Finansów, a także zaprezentujemy narzędzia IT umożliwiające przygotowywanie faktur ustrukturyzowanych, przesyłanie ich do KSeF a także dostęp do faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez dostawców.
Celem tych szkoleń jest przybliżenie Państwu zasad wystawiania faktur ustrukturyzowanych od strony prawnej i technologicznej oraz przedstawienie rozwiązań IT produkcji KAMSOFT pozwalających na skuteczną integrację z platformą KSeF.
W trakcie szkolenia będziemy wykorzystywać wersję zapoznawczą pharmind XF, którą udostępnialiśmy Państwu do pilotażu już 2023 roku, wskazując jednocześnie na obszary, które ulegną zmianie od 1 lutego 2026. Na dzień organizacji szkolenia nie będzie możliwości prezentacji procesów z wykorzystaniem KSeF 2.0. gdyż Ministerstwo Finansów do tego czasu nie udostępni żadnego środowiska, na którym można byłoby takie szkolenie skutecznie przeprowadzić.
Harmonogram szkoleń:
- 23.09.2025 r. godz.10.00 - Faktura ustrukturyzowana w aptekach i sieciach aptek.
- 24.09.2025 r. godz.10.00 - Faktura ustrukturyzowana w hurtowniach farmaceutycznych.
- 25.09.2025 r. godz.10.00 - Faktura ustrukturyzowana w przychodniach i szpitalach.
Dlaczego warto wziąć udział w szkoleniach:
- Przedstawimy Państwu aktualny stan prawny związany z KSeF i w jaki sposób Ministerstwo Finansów zaplanowało wdrożenie KSeF 2.0 w kraju i co to będzie oznaczało dla przedsiębiorców;
- Omówimy wyzwania i korzyści z wdrożenia pharmind XF integrującego systemy informatyczne w aptekach, hurtowniach farmaceutycznych, przychodniach i szpitalach z KSeF;
- pokażemy, jak można skorzystać z wersji zapoznawczej pharmind XF i już dzisiaj wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane w KSeF (dotyczy tylko wersji KSeF 1.0),
- Wskażemy na jakie obszary warto zwrócić uwagę przy planowaniu procesu wystawiania i księgowania faktur ustrukturyzowanych;
- Zaprezentujemy proces wysyłki oraz pobierania faktur ustrukturyzowanych, a także przedstawimy narzędzia IT do optymalizacji i automatyzacji tych procesów;
- Odpowiemy na wybrane pytania uczestników w trakcie szkolenia.
Dla kogo szkolenia:
Szkolenia kierowane są do głównych księgowych, księgowych, osób zajmujących się procesem wystawiania i przetwarzania faktur w organizacjach, oraz innych osób odpowiedzialnych za wdrożenie nowych wymogów stawianych przez Ministerstwo Finansów w Państwa organizacjach.
Nagranie ze szkoleń:
Każda osoba zarejestrowana na szkolenie otrzyma link do nagrania ze szkolenia (jeśli np. obowiązki zawodowe lub inne nie pozwolą jej wziąć udziału w szkoleniu o wyznaczonej godzinie).
Zachęcamy także do zapoznania się z informacjami na stronie ksef.kamsoft.pl.
Forma szkoleń:
Szkolenia są bezpłatne i będą odbywać się on-line za pośrednictwem aplikacji Microsoft Teams. Aby wziąć udział w szkoleniu należy się zarejestrować wypełniając formularz rejestracyjny. Link do szkolenia zostanie do Państwa wysłany w osobnej komunikacji, dzień przed każdym szkoleniem, na adres e-mail podany przy rejestracji.
Harmonogram - 23.09.2025
FAKTURA USTRUKTURYZOWANA W APTEKACH I SIECIACH APTEK. w godzinach 10:00 - 12:00 Na szkoleniu odpowiemy m.in. na następujące pytania:
• Jak przygotować i wysłać do KSeF fakturę ustrukturyzowaną z poziomu systemu KS-AOW?
• Jak sprawdzić czy w KSeF faktura ustrukturyzowana została zaewidencjonowana?
• Co zrobić w sytuacji, kiedy jest problem z wystawieniem faktury w KSeF?
• W jaki sposób farmaceuta dowie się, że dostawca wystawił fakturę ustrukturyzowaną?
• Jak skutecznie przyjąć towar z hurtowni w sytuacji, kiedy hurtownia nie będzie drukowała już faktur papierowych?
• Gdzie tak naprawdę są faktury mojego przedsiębiorstwa i kto ma do nich dostęp?
• Jak służby księgowe dowiedzą się o wystawionych w aptekach fakturach i fakturach wystawionych przez dostawców. |
Harmonogram - 24.09.2025
FAKTURA USTRUKTURYZOWANA W HURTOWNIACH FARMACEUTYCZNYCH w godzinach 10:00 - 12:00 Na szkoleniu odpowiemy m.in. na następujące pytania:
• Jak przygotować i wysłać do KSeF fakturę ustrukturyzowaną z poziomu systemu KS-HFW VE przez telemarketera?
• Jak zautomatyzować proces przygotowania i wysłania do KSeF faktur ustrukturyzowanych z poziomu systemu KS-HFW VE?
• Jak zweryfikować czy w KSeF faktura ustrukturyzowana została zaewidencjonowana?
• Jak przygotować i wysłać do KSeF faktury ustrukturyzowane z poziomu systemu KS-FKW przez księgowego?
• Czy księgowy będzie mógł, korzystając z systemów KAMSOFT, odpowiadać na pytanie jakie faktury ustrukturyzowane nie zostały jeszcze zaksięgowane?
• Co zrobić w sytuacji, kiedy jest problem z wystawieniem faktury w KSeF?
• Kiedy apteka (odbiorca towaru) będzie miała dostęp do wystawionej przez hurtownię faktury ustrukturyzowanej?
• W jaki sposób hurtownia dowie się, że dostawca wystawił fakturę ustrukturyzowaną?
• Gdzie tak naprawdę są faktury mojego przedsiębiorstwa i kto ma do nich dostęp?
• Jak służby księgowe dowiedzą się o wystawionych przez hurtownię fakturach i fakturach wystawionych przez dostawców. |
Harmonogram - 25.09.2025
FAKTURA USTRUKTURYZOWANA W PRZYCHODNIACH I SZPITALACH w godzinach 10:00 - 12:00 Na szkoleniu odpowiemy m.in.na następujące pytania:
• Jak przygotować i wysłać do KSeF fakturę ustrukturyzowaną z poziomu systemów gabinetowych i systemu finansowo księgowego?
• Jak sprawdzić czy w KSeF faktura ustrukturyzowana została zaewidencjonowana?
• Co zrobić w sytuacji, kiedy jest problem z wystawieniem faktury w KSeF?
• Czy można w KSeF wystawiać faktury w trybie samofakturowania w imieniu np. lekarzy kontraktowych?
• Czy faktury wystawiane do NFZ także będą fakturami ustrukturyzowanymi ewidencjonowanymi w KSeF?
• W jaki sposób placówka lecznicza dowie się, że dostawca wystawił fakturę ustrukturyzowaną?
• Jak skutecznie przyjąć towar z hurtowni w sytuacji, kiedy hurtownia nie będzie drukowała już faktur papierowych?
• Gdzie tak naprawdę są faktury mojego przedsiębiorstwa i kto ma do nich dostęp?
• Czy potrzebny będzie system obiegu dokumentów elektronicznych w świecie, którym nie ma faktur papierowych? |
Formularz zgłoszeniowy
Termin przyjmowania zgłoszeń upływa 25.09.2025. lub po wyczerpaniu puli wolnych miejsc.
